Kære Forældre
I skole og uddannelse opfyldes oplysningspligten ved en kombination af konkrete henvendelser til jer og jeres barn sammen med muligheden for at få dette uddybet på institutionernes hjemmesider. På den måde ønsker vi at sikre, at I ikke gentagne gange belemres med lange skrivelser, men dog således, at I løbende gøres opmærksom på jeres rettigheder. Alle forældremyndighedsindehavere vil allerede ved indskrivning af barnet blive gjort opmærksomme på de rettigheder ved tilsendelse heraf.
I forbindelse med dit barns skolegang, er det en nødvendighed for skolens/SFO’ens/klubbens daglige virke at behandle personoplysninger. Det indebærer også at videregive personoplysninger til andre modtagere. De virksomheder institutionerne i Hvidovre benytter vurderes og behandles løbende i forhold til kvalitet og IT-sikkerhed.
Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver Hvidovre kommune personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt for, at skole/SFO/klub kan løse sine opgaver, kan vi også få personoplysninger fra andre afdelinger i Hvidovre Kommune, f.eks. fra Center for Børn og Familie.
Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder:
I nedenstående kan I læse i hvilke sammenhænge vi som myndighed gør brug af data og hvor data kan blive videregivet herunder retsgrundlaget, dog under hensyntagen til evt. navne- og adressebeskyttelse.
De oplysninger der deles begrænses til det formål, vi som Kommunal myndighed skal levere til institutionerne og jer som borgere i henhold til de opgaver, der ligger i lovgivningen. Reglerne for vores behandling af personoplysninger følger af:
I Hvidovre Kommunes Center for Skole og Uddannelse indsamles data om børn og forældre kun, hvor det er relevant i henhold til skole- og fritidstilbud. Brug af børns og forældres oplysninger kræver altid en saglig begrundelse og lovligt grundlag. I Center for Skole og Uddannelse indsamles der oplysninger:
Hvis dit barn går i SFO- eller klubtilbud, behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:
Når dit barn indskrives i folkeskole, behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:
Hvis dit barn går i Ungdomsskole behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:
Hvis dit barn går i et særligt dag- og klubtilbud eller specialskole, behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i loven ved bl.a. at:
For at administrere barnets indskrivning hos Hvidovre Kommune, samt for at opfylde:
For at støtte op om udarbejdelse af statistikker, prognoser og videnskabelige undersøgelser indsamles oplysninger bl.a. til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.
Skoletilbud i Hvidovre samarbejder med sundhedsplejen der jf. sundhedsloven arbejder med alle børns sundhed og trivsel. Indsamling og journalisering af sundhedsoplysninger sker på baggrund af samtykke fra forældremyndighedsindehaver ved sundhedssamtale i 0.klasse.
I børn og unges dag-, SFO- og klubtilbud, skoler og ungdomsskole er det ofte en naturlig del af myndighedsudøvelsen at dokumentere med billeder eller video, hvordan vi arbejder og hvilke aktiviteter, som børnene og de unge har deltaget i. Det kan f.eks. dreje sig om billeder af arrangementer, undervisning, udflugter, samt almindelige dagligdagsaktiviteter i tilbuddene. Billeder og video kan blive vist på f.eks. Aula i gallerier. Bruges billederne på hjemmesider eller lignende, vil du som forældre blive bedt om at give samtykke.
Når du eller dit barn opholder sig i Hvidovre kommunes lokaler og på udendørsområder kan det være, at du eller dit barn bliver optaget af kommunens tv-overvågning. Formålet med overvågning er forebyggelse af hærværk, tyveri og tryghed for person, der befinder sig i det overvågede område. Der kan videregives oplysninger til politiet som en del af politiets efterforskning. Oplysningerne gemmes så længe det er nødvendigt for formålet, men som udgangspunkt begrænset til 30 dage. Når oplysninger er videregivet til politiet, sletter Hvidovre kommune dem efterfølgende jf. tv-overvågningsloven nr. 1190 af 11/10/2007.
Skoler, SFO og klub behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:
Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, familiære forhold, forældremyndighed, billeder og video, komme- og gå-registreringer i dagtilbud, fraværsoplysninger i skoleregi, indkomstforhold ved ansøgning om tilskud, oplysninger og pædagogiske noter om barnets kompetencer, trivsel både fagligt og socialt, vurderinger, test- og prøveresultater, oplysninger der indgår i dialogen mellem institutionen og hjemmet m.v.
Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger.
Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for barnet.
Hvidovre kommunes databehandler opbevarer personoplysninger sikkert på vegne af Center for Skole og Uddannelse på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale.
Desuden videregives der nødvendige oplysninger til Google i forbindelse med deres levering af kontorpakkeværktøjet. Du kan læse om Googles behandling i forbindelse med levering af kontorpakkeværktøjet og elevernes anvendelse af Chromebooks nederst på denne side under overskriften "Behandling af personoplysninger i Google Workspace for Education Plus i Hvidovre Kommune".
Undtaget er, at der ikke benyttes oplysninger til udvikling af nye tjenester, jf. aftale mellem Hvidovre Kommune og Google. Ydermere videregiver vi også personoplysninger til Google som selvstændig dataansvarlig i forbindelse med Googles overvågning af ”Child Sexual Abuse Material (CSAM)”.
Hvidovre kommune samarbejder med andre selvstændige dataansvarlige. Dette gælder fx private tilbud, herunder selvejende klubtilbud, puljeordninger, privatskoler og selvstændige dataansvarlige forskere, der udfører samfundsmæssig interessant forskning og statistik.
Hvis Center for Skole og Uddannelse efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger om dig eller dit barn. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen og vil altid kun omfatte nødvendig relevant data. For videregivelser til forskere gælder altid, at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, så det er muligt at identificere enkeltpersoner.
For at sikre den bedste understøttelse af arbejdet med børn og unge arbejder Hvidovre kommune ud fra et 0-18 års perspektiv, som giver børn og unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.
I Hvidovre Kommune udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som Hvidovre kommune er pålagt at varetage som myndighed. Kommunens enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling kan finde sted til andre relevante afdelinger i Hvidovre kommune f.eks. sociale forhold og beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med skole- og uddannelsesopgaver.
Center for Skole og Uddannelses behandling af personoplysningerne sker som udgangspunkt ikke med overførelse til usikre tredjelande. I enkelte af de beskrevne behandlinger sker der behandling af almindelige persondata hos databehandlere uden for EU og EØS. De lovmæssige grundlag for overførsler til disse databehandlere er, at der er indgået en EU standardkontrakt med databehandleren og konkret individuel vurdering, som ser ind i de sikkerhedsforanstaltninger, der er på plads ved overførelsen.
Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i administrations- og pladsanvisningssystemer, testsystemer, kommunikations- og læringsplatforme.
Center for Skole og Uddannelse opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt for at opfylde de faglige formål, der er angivet under afsnittet om formål. Personoplysningerne overføres til opbevaring i arkiv efter arkivlovgivningen.
Børne-/elev-/ungemapper slettes senest 5. år efter at barnet har forladt institutionen, medmindre der forlægger et legitimt formål for videre opbevaring af oplysninger.
For disse værktøjer vil dette afhænge af formålet med den specifik anvendelse. Under alle omstændigheder gælder det, at data slettes når barnet forlader enheden.
I de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil center for skole og uddannelse samle relevante oplysninger fra ovenstående løsninger i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe på barnet i aula sikkerfil slettes 15 måneder efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.
For nedenstående oplysninger gælder desuden at oplysningerne gemmes længere end det faglige formål kræver. Oplysninger gemmes i denne længere opbevaring kun til statistiske formål som beskrevet i første afsnit, og oplysninger gemmes i op til 10 år efter barnet har haft sidste indskrivning i et at Center for Skole og Uddannelses tilbud.
Du har ret til at:
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk (nyt vindue).
Kontakt os, hvis du ønsker at benytte dig af en eller flere af rettighederne ovenfor. Læs mere om dine rettigheder på Læs mere om dine rettigheder på www.datatilsynet.dk (nyt vindue).
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver Christian Abildløkke Rasmussen, Hvidovrevej 278, 2650 Hvidovre. Mail: Databeskyttelsesraadgiver@hvidovre.dk Telefon: 23 99 05 15
Vi indsamler og behandler dit barns personoplysninger i den digitale platform Google Workspace for Education Plus. Her kan du læse om, hvordan vi behandler oplysningerne og om brugen af Google Workspace.
Læs om "Brugen af Google Workspace for Education Plus på skolerne i Hvidovre Kommune" (pdf).
